Alles an einem Ort, für Ihr ganzes Team
Das Digitale Fundament macht aus Ihrem vorhandenen Microsoft 365 eine aufgeräumte Arbeitsumgebung. Ablage, Wissen, Formulare und Abläufe liegen an einer Stelle, im Büro und auf der Baustelle.
- In Ihrem vorhandenen Microsoft 365
- Am PC und auf dem Handy
- Ohne Abo
Kennen Sie das?
Dateien liegen auf dem Server, in Mail-Anhängen und auf den Handys der Monteure.
Von der Angebotsvorlage gibt es fünf Versionen, und keiner weiß, welche aktuell ist.
Urlaubsanträge, Defekte und Bestellungen laufen über Zettel und Zuruf.
Sie zahlen für Microsoft 365, nutzen aber vor allem Outlook.
Die Werkzeuge sind meist schon da. Es fehlt eine klare Ordnung.
Das Digitale Fundament
Eine fertig durchdachte SharePoint-Umgebung für Handwerksbetriebe. SharePoint ist Teil Ihres Microsoft 365, vergleichbar mit einem internen Firmenportal. Das Fundament besteht aus einer Basis, die jeder Betrieb bekommt, und Erweiterungen, die Sie nach Bedarf ergänzen.
Das ist in der Basis enthalten
Ein zentraler Einstieg für Dokumente, Listen und Informationen, im Browser, in Microsoft Teams und in der SharePoint-App auf dem Handy.
Mit Ihrem Logo und Ihren Firmenfarben. Die Plattform wirkt wie Ihr eigener Arbeitsbereich und nicht wie ein fremdes IT-System.
Eine klare Ablage für Dateien, zum Beispiel Arbeitssicherheit, Betriebsanweisungen oder Vorlagen und Formulare. Mit Zusatzangaben wie „gültig bis“ oder „verantwortlich“, nach denen Sie filtern und suchen können.
Für Meldungen und Verzeichnisse, zum Beispiel Defektmeldungen, Geräteverwaltung oder Verbesserungsvorschläge. Neue Einträge erfassen Sie direkt vom Handy aus.
Wer verwaltet, wer bearbeitet, wer nur liest: Die Rechte sind von Anfang an sauber eingerichtet.
Zur Übergabe zeigen wir Ihrem Team am PC und auf dem Handy, wie es ab jetzt mit der Plattform arbeitet.
Die Bibliotheken und Listen wählen Sie im Kick-off aus unserem Praxiskatalog aus, der aus vielen Projekten in Handwerksbetrieben entstanden ist. Wir richten die Struktur ein und befüllen sie beispielhaft mit Ihren Unterlagen oder mit Beispieldaten.
Erweiterungen nach Bedarf
Das Fundament ist bewusst als Einstieg gedacht. Diese Erweiterungen können Sie gleich mitbuchen oder später ergänzen:
Wissen sichern
Verbindliche Regeln und Standards Ihres Betriebs an einem Ort. Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht.
Wissen und Anleitungen, die Ihr Team selbst pflegt und schnell wiederfindet.
Antworten auf häufige Fragen aus dem Betriebsalltag, ohne jedes Mal dieselbe Person fragen zu müssen.
Begriffe und Abkürzungen verständlich erklärt, damit alle im Betrieb dieselbe Sprache sprechen.
Lernen und KI
Schulungsunterlagen, Anleitungen und Videos an einer zentralen Stelle, eingebunden in Viva Learning, den Lernbereich von Microsoft 365.
Zusätzlich ein fertiger Lernpfad, zum Beispiel für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
Ein Assistent auf Basis von Microsoft Copilot beantwortet Fragen anhand Ihrer eigenen Inhalte. Er sieht nur, was die fragende Person auch selbst sehen darf.
Mehr Ordnung im Alltag
Mitteilungen und Neuigkeiten an einer festen Stelle statt in E-Mails, Chats und Aushängen.
Ein weiterer Ablagebereich aus unserem Praxiskatalog.
Ein weiterer Erfassungs- oder Meldeprozess, zum Beispiel für den Fuhrpark oder die Schulungsübersicht.
Unsere Empfehlung für den Einstieg ins Wissensmanagement: Das Mitarbeiterhandbuch für verbindliche Regeln und das Wiki für Erfahrungswissen, ergänzt um FAQ und Glossar. Zusammen sind sie auch die beste Grundlage für einen KI-Assistenten.
Gerät sofort außer Betrieb nehmen, als defekt kennzeichnen und über das Formular Defektmeldung melden. Die Werkstatt gibt Bescheid, sobald es wieder einsatzbereit ist.
Werkstatt Formular DefektmeldungDie eingelagerte Plane war nass und ist nicht mehr zu gebrauchen.
Lagerplatz ohne Abdeckung, Regen am Wochenende.
Planen nur trocken einlagern, Regal unter das Vordach.
Lagerleitung
So läuft es ab
- Kick-offWir klären gemeinsam Ihre Ausgangslage und wählen die Bibliotheken und Listen aus unserem Praxiskatalog aus.
- VorbereitungSie stellen Logo, Farben und einige typische Dokumente bereit. Dafür erhalten Sie eine Checkliste und einen Upload-Bereich.
- UmsetzungWir bauen die Plattform mit Design, Bibliotheken und Listen in Ihrem Microsoft 365 auf und befüllen sie beispielhaft.
- AbstimmungWir gehen die Plattform gemeinsam durch und justieren Begriffe, Ansichten und Struktur nach.
- ÜbergabePraxisnahe Einweisung am PC und auf dem Handy, mit Spielregeln für die tägliche Nutzung.
Diese Betriebe arbeiten mit dem Digitalen Fundament
Mehr aus der Praxis
Wie Betriebe aus Bau und Handwerk mit einer klaren Struktur in Microsoft 365 arbeiten, lesen Sie in unseren Erfolgsgeschichten.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür neue Software?
Nein. Das Digitale Fundament läuft in Ihrem vorhandenen Microsoft 365. Welche Lizenzen Sie dafür benötigen, klären wir im Analyse-Gespräch. Für den KI-Assistenten braucht es zusätzlich eine Copilot-Lizenz oder die nutzungsbasierte Abrechnung von Microsoft.
Funktioniert das auch auf der Baustelle?
Ja. Startseite, Ablage und Listen lassen sich auch auf dem Handy nutzen, über die Teams-App oder die SharePoint-App. So findet Ihr Team auch unterwegs, was es braucht.
Wer pflegt die Inhalte?
Ihr Team. Wir schaffen die Struktur, pflegen einige typische Dokumente oder Beispieldaten ein und zeigen in der Übergabe, wie neue Inhalte schnell eingestellt werden.
Übernehmen Sie alle unsere Dokumente?
Wir richten die Struktur ein und befüllen sie beispielhaft. Ihren vollständigen Dokumentenbestand übertragen Sie anschließend nach den gemeinsam vereinbarten Ablageregeln. Auf Wunsch übernehmen wir das als eigenen Auftrag.
Wo liegen unsere Daten?
In Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten.
Können wir klein anfangen?
Ja. Sie starten mit der Basis und ergänzen Erweiterungen, wenn Sie sie brauchen.
Was kostet das?
Das hängt vom Umfang ab. Nach dem kostenlosen Analyse-Gespräch erhalten Sie ein transparentes Angebot mit klar beschriebenen Leistungen, ohne Abo. Erweiterungen werden separat angeboten.
Was passiert nach der Übergabe?
Für kurze Rückfragen zur Nutzung sind wir 4 Wochen lang per E-Mail für Sie da. Eine weitergehende Betreuung, etwa regelmäßige Termine oder Unterstützung beim weiteren Ausbau, bieten wir gern auf Anfrage an.
Wie aufgeräumt ist Ihr Microsoft 365?
Im kostenlosen Analyse-Gespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre heutige Ablage und klären, welche Erweiterungen für Ihren Betrieb sinnvoll sind.
Analyse-Gespräch vereinbaren
Ihr Ansprechpartner für Ablage, Wissen und den Aufbau Ihrer Plattform.