Wissen nutzen, Erfahrungen sichtbar machen.
Wie die Schaaf GmbH mit Wissensplattform, Entwicklungskompass und KI-gestütztem Technik-Agenten ihre Abläufe digital unterstützt.
Der Betrieb
Die Schaaf GmbH vereint Holzbau, Blecharbeiten und Dacharbeiten: drei Gewerke in einem Team. Seit 1996 ist der Betrieb in Stuttgart-Zuffenhausen Ansprechpartner rund um Dach, Fassade und Innenausbau, mit Schwerpunkt auf energetischer Sanierung.
Ausgangslage
Wichtige Informationen und Betriebsanweisungen sollten für die Mitarbeitenden einfacher zugänglich werden. Gleichzeitig bestand der Wunsch, wiederkehrende Abläufe digital abzubilden, neue Mitarbeitende strukturiert zu unterweisen und technisches Wissen besser nutzbar zu machen. Erfahrungen und Abweichungen aus dem Arbeitsalltag sollten außerdem systematisch erfasst werden, damit der Betrieb daraus lernen und seine Abläufe weiterentwickeln kann.
Die Herausforderung
- Wissen zugänglich machen: Betriebsanweisungen, Datenblätter und interne Informationen sollten zentral auffindbar sein.
- Unterweisungen dokumentieren: Neue Mitarbeitende sollten wichtige Inhalte digital bearbeiten und ihr Wissen nachweisen können.
- Abläufe vereinfachen: Anträge, Bestellungen und Meldungen sollten einheitlich erfasst werden.
- Aus Erfahrungen lernen: Abweichungen sollten ohne Schuldzuweisung sichtbar und für Verbesserungen nutzbar werden.
- Fachwissen verfügbar machen: Mitarbeitende sollten bei technischen Fragen schneller auf vorhandenes Wissen zugreifen können.
Die Umsetzung mit HORUS Digital
Gemeinsam wurden die wichtigsten Informationsbereiche und Anwendungsfälle ausgewählt und priorisiert. Darauf aufbauend entstand schrittweise eine zentrale Kommunikations- und Wissensplattform.
Bestehende Dokumente wurden strukturiert, digitale Formulare und Unterweisungen eingerichtet und unterschiedliche Zugriffsrechte berücksichtigt. Der Entwicklungskompass wurde als digitaler Prozess zur Erfassung von Erfahrungen und Abweichungen aufgebaut. Ergänzend entstand auf Basis einer eigenen Dokumentensammlung ein KI-gestützter Copilot Agent für technische Fragen. Die einzelnen Anwendungen wurden anhand praktischer Situationen getestet und weiterentwickelt.
Die wichtigsten Ergebnisse
Der Nutzen für den Betrieb
Die Mitarbeitenden erhalten einen zentralen Zugang zu Informationen, Formularen und betrieblichen Unterlagen. Unterweisungen lassen sich nachvollziehbarer durchführen und dokumentieren.
Der Entwicklungskompass macht Erfahrungen und Abweichungen sichtbar, damit einzelne Vorfälle als Ausgangspunkt für gemeinsames Lernen und bessere Abläufe dienen können. Der KI-gestützte Technik-Agent ergänzt die Plattform, indem er vorhandenes Fachwissen für konkrete Fragen nutzbar macht. So verbindet die Schaaf GmbH Wissensmanagement, kontinuierliche Verbesserung und digitale Prozessunterstützung.
Wissen, das im Alltag wirklich weiterhilft.
Die Schaaf GmbH hat eine digitale Grundlage geschaffen, die Wissen, praktische Abläufe und betriebliche Erfahrungen zusammenführt. Besonders wertvoll ist die Verbindung aus zentralen Informationen, kontinuierlichem Lernen und KI-gestütztem Wissenszugriff.
„Uns war wichtig, dass Wissen nicht nur abgelegt wird, sondern im Arbeitsalltag wirklich weiterhilft. Mit unserer Plattform, dem Entwicklungskompass und dem KI-gestützten Technik-Agenten können wir Informationen besser nutzen und gemeinsam aus Erfahrungen lernen.“
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