Was genau sind Experteninterviews?
Stellen Sie sich einen Mitarbeiter in Ihrem Betrieb vor, der für jedes Problem eine Lösung hat, die besten Methoden kennt und dessen Erfahrungsschatz enorm ist. Diese Person ist ein “Experte” im Sinne dieser Methode. Ein Experteninterview ist ein gezielt geführtes Gespräch mit solch einer erfahrenen Person, dessen Hauptziel es ist, deren spezifisches Wissen, praktische Tipps und tiefe Einblicke festzuhalten und zu dokumentieren. Es geht darum, das, was oft implizit vorhanden ist – also intuitiv angewendet wird, aber schwer zu erklären ist – explizit zu machen und für andere nutzbar aufzubereiten.
Warum ist das im Handwerk so entscheidend?
Das Wissen im Handwerk ist stark von der täglichen Praxis und gesammelten Erfahrung geprägt. Es geht um spezifische Handgriffe, das Einschätzen von Materialien unter bestimmten Bedingungen, das Wissen um bewährte oder seltene Reparaturmethoden oder traditionelle Techniken, die nicht mehr im Standard-Lehrplan stehen. Dieses spezialisierte Know-how unterscheidet oft einen Durchschnittsbetrieb von einem, der auch komplexe oder ungewöhnliche Aufträge souverän meistern kann.
Das Problem entsteht, wenn dieses Wissen ausschließlich im Kopf des Experten existiert. Wenn dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt – sei es durch Ruhestand, Krankheit oder Wechsel – droht dieses wertvolle Wissen verloren zu gehen. Experteninterviews sind ein proaktiver Weg, um dem entgegenzuwirken und diesen Wissensschatz zu sichern, bevor er unwiederbringlich verloren ist. Es macht das Wissen nicht nur für die Zukunft verfügbar, sondern auch für alle aktuellen Mitarbeiter zugänglich, was die allgemeine Wissensbasis im Betrieb stärkt.
Vielfältige Anwendungsbereiche im Handwerksalltag
Die Methode der Experteninterviews ist vielseitig und kann in verschiedenen Situationen im Handwerksbetrieb eingesetzt werden, um das Wissen der Profis zu nutzen und zu sichern:
Spezialwissen vor dem Ruhestand sichern: Dies ist vielleicht der klassischste Anwendungsfall. Wenn ein erfahrener Kollege kurz vor dem Renteneintritt steht, bietet ein Experteninterview die perfekte Gelegenheit, sein lebenslang angesammeltes Wissen über seltene Techniken, spezielle Materialien oder bewährte Vorgehensweisen systematisch zu erfassen. So geht dieses Know-how nicht verloren, sondern bleibt dem Betrieb erhalten.
Wissensbasis für alle schaffen: Experten verfügen oft über tiefes Wissen zu bestimmten Themen oder Prozessen. Durch Interviews können diese Erkenntnisse dokumentiert und so für alle Mitarbeiter – vom Auszubildenden bis zum erfahrenen Gesellen – verfügbar gemacht werden. Dies schafft eine gemeinsame Wissensgrundlage und fördert das interne Lernen.
Stimmungen und Ideen einfangen (tiefere Mitarbeiterbefragung): Experteninterviews können auch über reines Fachwissen hinausgehen und genutzt werden, um tiefergehende Einblicke in die Meinungen der Mitarbeiter zu erhalten, Verbesserungsvorschläge zu sammeln oder die “Stimmung” im Betrieb zu verstehen. Das offene Gespräch kann hier wertvollere Informationen liefern als standardisierte Umfragen.
Durch den gezielten Einsatz von Experteninterviews in diesen Bereichen kann ein Handwerksbetrieb sicherstellen, dass das individuelle Können und Wissen einzelner Mitarbeiter zu einem kollektiven Schatz wird, der allen zugutekommt.
Microsoft 365 als starker Partner
Viele Handwerksbetriebe nutzen bereits Microsoft 365, und die enthaltenen Anwendungen bieten hervorragende Möglichkeiten, Experteninterviews digital zu unterstützen und die Ergebnisse effizient zu verarbeiten.
Microsoft Teams: Teams ist ideal für die Durchführung des Interviews selbst. Gespräche können einfach aufgezeichnet werden. Die integrierte Transkriptionsfunktion ist ein Gamechanger: Sie wandelt das Gesprochene automatisch in Text um. Das spart enorm viel Zeit bei der Nachbereitung, da man nicht manuell mitschreiben oder abtippen muss. Man hat sowohl das Video (oder Audio) als auch das schriftliche Protokoll, was das spätere Nachschlagen oder die Weiterverarbeitung erleichtert. Sogar eine KI-gestützte Auswertung der Transkripte ist denkbar.
Microsoft Forms: Für eine strukturierte Vorbereitung des Interviews ist Forms sehr nützlich. Man kann einen Leitfaden mit den wichtigsten Fragen erstellen. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Themen abgedeckt werden und der Experte einen klaren roten Faden hat. Die in Forms gesammelten Antworten können übersichtlich gespeichert und einfach ausgewertet werden, was die Nachbereitung und Dokumentation erleichtert.
Microsoft SharePoint: Die dokumentierten Ergebnisse – sei es das Transkript aus Teams, die ausgewerteten Forms-Antworten oder eine Zusammenfassung – sollten zentral gespeichert werden. Eine zentrale Ablage (z.B. in SharePoint Dokumentenbibliotheken) stellt sicher, dass das Wissen gesichert und für alle zugänglich ist. Auf SharePoint-Seiten kann das Wissen dann ansprechend aufbereitet und geteilt werden.
Die Kombination dieser Tools ermöglicht einen nahtlosen Prozess von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Dokumentation und Bereitstellung des Wissens.
Einfache Schritte zur Umsetzung
Die Einführung von Experteninterviews im Handwerksbetrieb ist kein Hexenwerk.
1. Experten auswählen: Identifizieren Sie, welche Mitarbeiter in Ihrem Betrieb über spezielles oder besonders tiefes Wissen verfügen, das für andere relevant und potenziell gefährdet ist, verloren zu gehen.
2. Gespräch vorbereiten: Definieren Sie die Themen und die wichtigsten Fragen, die im Interview behandelt werden sollen. Ein Leitfaden in Microsoft Forms kann hier sehr hilfreich sein.
3. Interview führen: Nehmen Sie sich bewusst Zeit für ein ruhiges Gespräch. Nutzen Sie Microsoft Teams zur Aufzeichnung, um nichts zu verpassen.
4. Ergebnisse aufbereiten: Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen. Nutzen Sie die Transkription aus Teams und die Auswertung aus Forms als Grundlage. Speichern Sie die Aufzeichnungen und Dokumente zentral, idealerweise in SharePoint. Erstellen Sie bei Bedarf daraus kurze Anleitungen oder Zusammenfassungen.
5. Wissen teilen: Machen Sie das gesicherte Wissen für alle relevanten Mitarbeiter zugänglich. Dies kann über das interne Intranet (z.B. auf SharePoint), in Schulungen oder als spezifische Arbeitsanleitungen geschehen.
Indem dieser Prozess befolgt wird, wird das Wissen aus Experteninterviews systematisch erfasst und in das kollektive Wissen des Betriebs integriert.
Fazit
Die Methode der Experteninterviews ist ein effektiver und proaktiver Weg, um das immense Erfahrungswissen, das in Handwerksbetrieben oft verborgen liegt, zu heben und zu sichern. Sie stellt sicher, dass wertvolles Know-how, das sich einzelne Mitarbeiter über Jahre angeeignet haben, nicht verloren geht, sondern für das gesamte Team nutzbar gemacht wird. Dies stärkt die Wissensbasis des Betriebs, erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und trägt langfristig zur Qualität und Effizienz bei.
Die Integration von Microsoft 365-Tools wie Teams, Forms und SharePoint macht die Umsetzung der Experteninterviews digital und praktikabel. Sie unterstützen den Prozess von der Aufzeichnung über die Transkription bis zur zentralen Speicherung und Bereitstellung des Wissens.
Wissensmanagement – und damit auch die Methode der Experteninterviews – ist kein Selbstzweck, sondern ein entscheidender Baustein für die Zukunftsfähigkeit eines Handwerksbetriebs. Es ist ein Weg, um sicherzustellen, dass das wertvolle “Gold im Kopf” der erfahrenen Mitarbeiter nicht verloren geht, sondern zum Fundament für den anhaltenden Erfolg des Unternehmens wird.
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