Was bedeutet “Lessons Learned”?
Das Sprichwort “Aus Fehlern lernt man” ist wahrscheinlich jedem bekannt. Die Methode Lessons Learned geht jedoch bewusst einen Schritt weiter. Es bedeutet, sich nach dem Abschluss eines Projekts gezielt Zeit zu nehmen und zu reflektieren:
Was lief besonders gut? Was hat nicht funktioniert? Und vor allem: Was können wir aus diesen Erfahrungen lernen, um zukünftige Projekte noch besser zu gestalten?
Es geht darum, aus der Praxis, sowohl aus Erfolgen als auch aus Misserfolgen, konkrete Erkenntnisse zu gewinnen und für die Zukunft nutzbar zu machen. Diese Methode stellt sicher, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht, sondern zur stetigen Verbesserung der Arbeitsweise genutzt wird.
Warum ist das gerade im Handwerk so wichtig?
Jeder Auftrag im Handwerk ist einzigartig und bringt individuelle Herausforderungen mit sich. Manchmal läuft ein Projekt reibungslos, ein anderes Mal tauchen unerwartete Schwierigkeiten auf – sei es bei Materialien, der Koordination auf der Baustelle oder im Zeitplan. Wenn diese Erlebnisse und die daraus gewonnenen Erkenntnisse nicht festgehalten und besprochen werden, besteht die Gefahr, dass dieselben Fehler immer wieder gemacht werden. Gleichzeitig können Chancen zur Optimierung von Abläufen ungenutzt bleiben.
Die systematische Anwendung von Lessons Learned im Handwerk hilft, wertvolle Einblicke direkt aus der täglichen Arbeit zu ziehen. Es ist ein Prozess, der das Know-how des Betriebs kontinuierlich erweitert und verbessert. Indem Erfahrungen dokumentiert werden, wird sichergestellt, dass das Team aus jeder Situation lernt, was langfristig zu effizienteren Prozessen, höherer Qualität und letztlich zu mehr Erfolg führt.
Vielfältige Einsatzbereiche
Die Methode Lessons Learned ist flexibel einsetzbar und kann in verschiedenen Situationen im Handwerksbetrieb einen erheblichen Mehrwert schaffen. Sie ist nicht nur auf große, komplexe Bauvorhaben beschränkt, sondern lohnt sich auch nach kleineren Aufträgen.
Nach jedem abgeschlossenen Projekt: Eine kurze Reflexionsrunde am Ende jedes Projekts, unabhängig von seiner Größe, ist wertvoll. Hier können Teammitglieder ihre Erfahrungen teilen und festhalten, was gut funktioniert hat und wo es Verbesserungspotenzial gab.
Bei Problemen oder Herausforderungen: Wenn während eines Projekts Schwierigkeiten auftraten oder etwas schiefgelaufen ist, bietet die Methode die Möglichkeit, die Ursachen genau zu analysieren. Daraus können dann gezielte Maßnahmen abgeleitet werden, um solche Probleme in Zukunft zu vermeiden.
Nach besonders erfolgreichen Projekten: Es ist genauso wichtig, erfolgreiche Projekte zu analysieren. Was waren die entscheidenden Faktoren, die zum Erfolg geführt haben? Indem diese Erfolgsfaktoren identifiziert werden, können sie bewusst in zukünftigen Projekten wiederholt werden, um den Erfolg zu replizieren.
Bei der Einführung neuer Techniken oder Materialien: Wenn der Betrieb neue Technologien oder Materialien testet, ist es unerlässlich, die dabei gesammelten Erfahrungen zu dokumentieren. Dies hilft, den Umgang damit im Team zu optimieren und Best Practices zu entwickeln. Durch die Anwendung in diesen verschiedenen Szenarien wird sichergestellt, dass der Handwerksbetrieb kontinuierlich lernt und sich weiterentwickelt.
Microsoft 365 als Helfer bei der Umsetzung
Microsoft SharePoint (Listen & Seiten): SharePoint kann als zentrales, digitales Erfahrungsprotokoll dienen. Eine SharePoint-Liste kann beispielsweise genutzt werden, um nach jedem Projekt die wichtigsten Punkte festzuhalten: Projektziel, positive Aspekte, aufgetretene Probleme, die wichtigsten Erkenntnisse und daraus abgeleitete Maßnahmen. Diese Liste entwickelt sich zu einer wertvollen Wissensdatenbank, auf die für zukünftige Projekte zurückgegriffen werden kann. Darüber hinaus können die Lessons Learned hervorragend in eine umfassende Projektdokumentation auf einer SharePoint-Seite integriert werden, zusammen mit Plänen, Fotos und weiteren relevanten Informationen. Dies schafft einen zentralen Speicherort, der leicht zugänglich ist.
Microsoft Teams (Diskussionskanal): Teams eignet sich hervorragend, um die Reflexion nach Projektende anzustoßen. Ein dedizierter Kanal kann für eine offene Diskussion im Team genutzt werden. Jedes Teammitglied kann hier seine Beobachtungen und Erfahrungen teilen. Die schriftlichen Beiträge aus dieser Diskussion können dann gesammelt und in die SharePoint-Liste oder -Seite übernommen werden. Dies fördert den Austausch und stellt sicher, dass unterschiedliche Perspektiven erfasst werden.
Microsoft Forms: Für eine strukturierte Projektabschlussreflexion kann ein Fragebogen in Forms erstellt werden. Dieser Fragebogen kann spezifische Fragen zu verschiedenen Projektphasen oder Aspekten (Planung, Ausführung, Zusammenarbeit, Materialien, Kommunikation etc.) enthalten. Die Antworten der beteiligten Mitarbeiter werden in Forms übersichtlich gesammelt. Diese gesammelten Daten dienen als fundierte Grundlage für die anschließende Diskussion in Teams und die Dokumentation in SharePoint.
Die Integration dieser Tools ermöglicht es, den Prozess der Lessons Learned effizient zu gestalten, Informationen zentral zu sammeln und für das gesamte Team zugänglich zu machen.
Die wichtigsten Elemente der Methode
Die Methode basiert auf einigen Kernelementen, die ihren Nutzen ausmachen:
- Wissen erfassen: Es werden aktiv die Erfahrungen und Erkenntnisse gesammelt, die während und nach Projekten gewonnen wurden
- Wissen sichern: Diese Erkenntnisse werden dokumentiert und gespeichert, um zu gewährleisten, dass sie nicht in Vergessenheit geraten und jederzeit wieder abgerufen werden können
- Wissen nutzen: Die gesicherten Erkenntnisse werden aktiv in zukünftigen Projekten angewendet, um Fehler zu vermeiden und bewährte Vorgehensweisen zu wiederholen
- Wissen verbessern: Durch den kontinuierlichen Prozess der Reflexion und Anwendung von Erkenntnissen werden die betrieblichen Arbeitsabläufe stetig optimiert
Diese vier Elemente bilden einen Kreislauf des kontinuierlichen Lernens und Verbesserns.
So einfach geht die Umsetzung
Nach Projektende reflektieren: Nehmen Sie sich bewusst Zeit mit dem Team, um über das abgeschlossene Projekt zu sprechen. Planen Sie einen festen Zeitpunkt für diese Reflexion ein.
Erfahrungen sammeln: Nutzen Sie eine offene Diskussion in einem Teams-Kanal oder einen strukturierten Fragebogen in Forms, um die wichtigsten Punkte und Perspektiven der Teammitglieder zu erfassen. Ermutigen Sie alle, sich einzubringen.
Erkenntnisse dokumentieren: Fassen Sie die wichtigsten Erfolge, die aufgetretenen Probleme und die daraus abgeleiteten Lektionen schriftlich zusammen. Eine SharePoint-Liste oder eine dedizierte Seite eignen sich hierfür ideal.
Maßnahmen ableiten: Überlegen Sie gemeinsam, welche konkreten Schritte oder Anpassungen der Arbeitsweise notwendig sind, basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen, um zukünftig noch besser zu werden.
Wissen teilen und anwenden: Machen Sie die dokumentierten Lessons Learned für alle relevanten Mitarbeiter im Betrieb zugänglich. Stellen Sie sicher, dass die abgeleiteten Maßnahmen bei der Planung und Durchführung zukünftiger Projekte berücksichtigt werden. Eine zentrale Ablage in SharePoint oder eine Integration in Projektbesprechungen sind hierfür denkbar.
Indem dieser Prozess fest in die Projektarbeit integriert wird, wird das Lernen aus Erfahrung zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur.
Beispiel: Lessons Learned auf SharePoint
Fazit
Lessons Learned ist eine einfache, aber äußerst wirkungsvolle Methode des Wissensmanagements für Handwerksbetriebe. Sie ermöglicht es, dass in jedem Projekt gesammelte, wertvolle Erfahrungswissen systematisch zu nutzen. Durch die Reflexion von Erfolgen und Misserfolgen und die Ableitung konkreter Maßnahmen wird der Betrieb widerstandsfähiger gegen wiederkehrende Probleme und kann seine Prozesse stetig optimieren.
Werkzeuge wie Microsoft SharePoint, Teams und Forms erleichtern die digitale Umsetzung dieser Methode erheblich. Sie bieten die notwendigen Funktionen zur Erfassung, Dokumentation und Bereitstellung der gewonnenen Erkenntnisse.
Die Etablierung von Lessons Learned trägt maßgeblich dazu bei, dass der Handwerksbetrieb kontinuierlich effizienter, qualitativ hochwertiger und damit langfristig erfolgreicher wird. Es ist ein unverzichtbarer Baustein für ein starkes Fundament und eine zukunftsfähige Organisation. Das Wissen, das so gesichert und genutzt wird, ist der “Mörtel”, der das Unternehmen zusammenhält.
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