Warum SharePoint-Listen der Schlüssel zur Digitalisierung im Bau- und Ausbaugewerbe sind

Warum SharePoint-Listen der Schlüssel zur Digitalisierung im Bau- und Ausbaugewerbe sind In vielen Bau- und Ausbaubetrieben ist Excel nach wie vor das Standardwerkzeug zur Verwaltung von Daten – ob bei Materialbestellungen, Mitarbeitereinsatzplanung oder Bautagesberichten. Doch mit zunehmender Projektkomplexität und steigenden Anforderungen an Transparenz, Zusammenarbeit und Automatisierung stößt Excel schnell an seine Grenzen. Eine moderne Alternative […]
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Warum SharePoint-Listen der Schlüssel zur Digitalisierung im Bau- und Ausbaugewerbe sind

In vielen Bau- und Ausbaubetrieben ist Excel nach wie vor das Standardwerkzeug zur Verwaltung von Daten – ob bei Materialbestellungen, Mitarbeitereinsatzplanung oder Bautagesberichten. Doch mit zunehmender Projektkomplexität und steigenden Anforderungen an Transparenz, Zusammenarbeit und Automatisierung stößt Excel schnell an seine Grenzen.

Eine moderne Alternative bietet Microsoft mit den SharePoint-Listen. Sie sind die unsichtbaren Helden der digitalen Arbeitswelt – und gerade für mittelständische Betriebe im Handwerk ein echter Gamechanger.

Was ist eine SharePoint-Liste?

Eine SharePoint-Liste ist vereinfacht gesagt eine datenbankähnliche Tabelle, die in der Cloud gespeichert ist. Sie sieht auf den ersten Blick ähnlich aus wie eine Excel-Tabelle – mit Zeilen und Spalten. Der große Unterschied:
SharePoint-Listen sind webbasiert, strukturiert, mehrfach nutzbar und sicher. Zudem lassen sie sich nahtlos in automatisierte Prozesse und eigene Apps integrieren.


Warum nicht einfach Excel?

ExcelSharePoint-Liste
Datei-basiert (lokal oder OneDrive)Zentrale, strukturierte Datenquelle in der Cloud
Keine Nutzersteuerung pro ZeileDetaillierte Rechteverwaltung möglich
Keine Versionierung auf ZeilenebeneÄnderungsverfolgung und Historie vorhanden
Schwer automatisierbarOptimal integrierbar in PowerAutomate & PowerApps
Schnell unübersichtlich bei vielen NutzernOptimiert für Mehrbenutzerbetrieb

Kurz gesagt: Mit SharePoint-Listen verwaltest du nicht nur Daten – du legst den Grundstein für automatisierte, skalierbare Prozesse.


Zwei Beispiele aus dem Handwerk

1. Materialanforderungen von Baustellen

Ein Polier auf der Baustelle kann über eine PowerApp oder direkt im Browser eine Materialanforderung erstellen – diese landet automatisch in einer SharePoint-Liste.
Von dort aus startet ein automatisierter Genehmigungsprozess über PowerAutomate, der die Bauleitung informiert und bei Freigabe die Anforderung an den Einkauf weiterleitet.

Vorteile:

  • Keine verlorenen Excel-Dateien mehr
  • Transparente Genehmigungskette
  • Echtzeit-Status für alle Beteiligten

2. Erfassung von Regieleistungen

Monteure können per mobiler App ihre täglich erbrachten Leistungen in eine SharePoint-Liste eintragen. Die Liste bildet automatisch die Basis für die Rechnungsstellung oder interne Auswertung.

Vorteile:

  • Digitale Unterschrift des Kunden möglich
  • Direkte Integration in Office-Anwendungen
  • Automatische PDF-Erzeugung mit PowerAutomate

Integration in automatisierte Prozesse & individuelle Apps

SharePoint-Listen sind perfekt dafür geeignet, um als zentrale Datenquelle für PowerApps und PowerAutomate-Flows zu dienen.
Du kannst mit wenigen Klicks individuelle Eingabemasken (Apps) für deine Mitarbeiter bauen – z. B. für Mängelmeldungen, Maschinenprüfungen oder Urlaubsanträge. Gleichzeitig lassen sich Genehmigungsprozesse, Erinnerungen, Berichte oder E-Mail-Benachrichtigungen automatisch auslösen.


Ein Schritt in Richtung „eigene KI“

Bau- und Ausbaubetriebe, die heute beginnen, strukturierte Daten in SharePoint-Listen zu erfassen, machen sich KI-bereit (Stichwort: KI-Readiness).
Denn: Künstliche Intelligenz braucht saubere, strukturierte und zentral verfügbare Daten, um sinnvoll eingesetzt werden zu können – sei es für Vorhersagen, automatische Auswertungen oder Entscheidungsunterstützung.

Mit SharePoint-Listen legst du also nicht nur den Grundstein für bessere Prozesse – du bereitest dein Unternehmen aktiv auf die nächste technologische Welle vor.


Fazit

Für Bau- und Ausbaubetriebe, die ihre Prozesse digitalisieren wollen, sind SharePoint-Listen ein unschlagbares Werkzeug. Sie kombinieren die Flexibilität von Excel mit der Struktur, Sicherheit und Automatisierbarkeit moderner Cloud-Lösungen – und sind damit ein Muss für jedes zukunftsorientierte Handwerksunternehmen.

Starte heute – verwalte deine Daten nicht mehr nur in Excel, sondern nutze SharePoint-Listen als Fundament für moderne Prozesse, Apps und KI-getriebene Entscheidungen.

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Individuelle Digitalisierung statt ERP-Zwang – Moderne Prozesse mit Low-Code-Lösungen

So banal es sich anhört – du hast es selbst in der Hand!

Darum geht’s in diesem Webinar:

Die Digitalisierung im Handwerk schreitet unaufhaltsam voran. Immer mehr Prozesse in Handwerksunternehmen sollen digital abgebildet werden, um effizienter zu arbeiten, Transparenz zu schaffen und Kosten zu senken.

ERP-Softwarehersteller versuchen, diesen Bedarf zu decken, indem sie möglichst viele Geschäftsprozesse in ihren Systemen integrieren. Doch die Realität zeigt: Eine einzelne ERP-Software kann niemals alle spezifischen Anforderungen eines Handwerksbetriebs vollständig abbilden. Die Arbeitsabläufe in der Bau- und Ausbaubranche sind zu individuell für eine reine Standardlösung.

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Ziel ist es, realistische Wege aufzuzeigen, wie Unternehmen ihre Prozesse passgenau digitalisieren können – unabhängig von starren ERP-Systemen.

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  • Geschäftsführende & Führungskräfte aus kleinen und mittleren Unternehmen
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  • Mitarbeitende aus Handwerkskammern, Verbänden und anderen Multiplikatoren
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Viele Bau- und Ausbaubetriebe stehen vor der Herausforderung, mit knappen Ressourcen effizient zu arbeiten und gleichzeitig steigende Anforderungen an Dokumentation, Kommunikation und Projektmanagement zu bewältigen. Genau hier setzt die Automatisierung mit Microsoft 365 an – als sofort nutzbare Lösung mit großem Potenzial.

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Ziele & Nutzen in diesem Vortrag

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  • Impulse für den erfolgreichen Einstieg in die Prozessautomatisierung mit Microsoft 365

Ziel ist es, Wege aufzuzeigen, wie sich bestehende Software intelligent nutzen lässt, um Prozesse zu verschlanken – ganz ohne komplexe IT-Strukturen oder tiefes Vorwissen.

Für wen eignet sich dieses Event?

  • Geschäftsführende & Führungskräfte aus kleinen und mittleren Unternehmen
  • IT-Verantwortliche und Digitalisierungsbeauftragte
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Von Tradition zu Innovation

Moderne digitale Arbeitsweisen mit Microsoft 365


Darum gehts in diesem Webinar:

Als modernes Bauunternehmen oder Handwerksbetrieb mit einem zukunftsorientierten Ansatz bietet die Digitalisierung eine wertvolle Möglichkeit, interne Abläufe effizienter zu gestalten und die Kommunikation zu optimieren. Besonders durch den gezielten Einsatz von Standardsoftware wie Microsoft 365 lassen sich wiederkehrende Prozesse automatisieren – ohne tiefgehendes Fachwissen oder hohe Investitionen.

In diesem Webinar erhalten die Teilnehmer praxisnahe Einblicke in die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und erfahren, wie diese Veränderungen den Arbeitsalltag nachhaltig verbessern können. Ziel ist es, mit einfachen digitalen Werkzeugen echte Erleichterung im Tagesgeschäft zu schaffen.


Ziele & Nutzen in diesem Vortrag

In der Veranstaltung erhalten die Teilnehmenden:

    • Konkret anwendbare Ansätze zur Digitalisierung von Alltagsprozessen

    • Beispiele aus der Praxis speziell für kleine und mittlere Betriebe im Handwerk und Bauwesen

    • Impulse für einen realistischen Einstieg in die Automatisierung mit Microsoft 365

    • Zeitersparnis durch Automatisierung – für mehr Fokus auf Kunden, Fachkräfte und Strategie

    • Bessere interne und externe Kommunikation durch moderne Tools wie Teams, Outlook, Planner & Co.

Ziel ist es, einfache Wege aufzuzeigen, wie Digitalisierung ohne große IT-Abteilung oder Vorkenntnisse gelingen kann – und damit direkt Mehrwert im Tagesgeschäft schafft.


Für wen eignet sich dieses Event?

Diese Veranstaltung richtet sich an:

    • Geschäftsführende & Führungskräfte aus kleinen und mittleren Unternehmen

    • IT-Verantwortliche und Digitalisierungsbeauftragte

    • Mitarbeitende aus Handwerkskammern, Verbänden und anderen Multiplikatoren

    • Gemeinnützige Organisationen mit Digitalisierungsbedarf

📌 Vorkenntnisse sind nicht erforderlich – der Fokus liegt auf dem verständlichen Einstieg in die Thematik.

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