Warum SharePoint-Listen der Schlüssel zur Digitalisierung im Bau- und Ausbaugewerbe sind
In vielen Bau- und Ausbaubetrieben ist Excel nach wie vor das Standardwerkzeug zur Verwaltung von Daten – ob bei Materialbestellungen, Mitarbeitereinsatzplanung oder Bautagesberichten. Doch mit zunehmender Projektkomplexität und steigenden Anforderungen an Transparenz, Zusammenarbeit und Automatisierung stößt Excel schnell an seine Grenzen.
Eine moderne Alternative bietet Microsoft mit den SharePoint-Listen. Sie sind die unsichtbaren Helden der digitalen Arbeitswelt – und gerade für mittelständische Betriebe im Handwerk ein echter Gamechanger.
Was ist eine SharePoint-Liste?
Eine SharePoint-Liste ist vereinfacht gesagt eine datenbankähnliche Tabelle, die in der Cloud gespeichert ist. Sie sieht auf den ersten Blick ähnlich aus wie eine Excel-Tabelle – mit Zeilen und Spalten. Der große Unterschied:
SharePoint-Listen sind webbasiert, strukturiert, mehrfach nutzbar und sicher. Zudem lassen sie sich nahtlos in automatisierte Prozesse und eigene Apps integrieren.
Warum nicht einfach Excel?
| Excel | SharePoint-Liste |
|---|---|
| Datei-basiert (lokal oder OneDrive) | Zentrale, strukturierte Datenquelle in der Cloud |
| Keine Nutzersteuerung pro Zeile | Detaillierte Rechteverwaltung möglich |
| Keine Versionierung auf Zeilenebene | Änderungsverfolgung und Historie vorhanden |
| Schwer automatisierbar | Optimal integrierbar in PowerAutomate & PowerApps |
| Schnell unübersichtlich bei vielen Nutzern | Optimiert für Mehrbenutzerbetrieb |
Kurz gesagt: Mit SharePoint-Listen verwaltest du nicht nur Daten – du legst den Grundstein für automatisierte, skalierbare Prozesse.
Zwei Beispiele aus dem Handwerk
1. Materialanforderungen von Baustellen
Ein Polier auf der Baustelle kann über eine PowerApp oder direkt im Browser eine Materialanforderung erstellen – diese landet automatisch in einer SharePoint-Liste.
Von dort aus startet ein automatisierter Genehmigungsprozess über PowerAutomate, der die Bauleitung informiert und bei Freigabe die Anforderung an den Einkauf weiterleitet.
Vorteile:
- Keine verlorenen Excel-Dateien mehr
- Transparente Genehmigungskette
- Echtzeit-Status für alle Beteiligten
2. Erfassung von Regieleistungen
Monteure können per mobiler App ihre täglich erbrachten Leistungen in eine SharePoint-Liste eintragen. Die Liste bildet automatisch die Basis für die Rechnungsstellung oder interne Auswertung.
Vorteile:
- Digitale Unterschrift des Kunden möglich
- Direkte Integration in Office-Anwendungen
- Automatische PDF-Erzeugung mit PowerAutomate
Integration in automatisierte Prozesse & individuelle Apps
SharePoint-Listen sind perfekt dafür geeignet, um als zentrale Datenquelle für PowerApps und PowerAutomate-Flows zu dienen.
Du kannst mit wenigen Klicks individuelle Eingabemasken (Apps) für deine Mitarbeiter bauen – z. B. für Mängelmeldungen, Maschinenprüfungen oder Urlaubsanträge. Gleichzeitig lassen sich Genehmigungsprozesse, Erinnerungen, Berichte oder E-Mail-Benachrichtigungen automatisch auslösen.
Ein Schritt in Richtung „eigene KI“
Bau- und Ausbaubetriebe, die heute beginnen, strukturierte Daten in SharePoint-Listen zu erfassen, machen sich KI-bereit (Stichwort: KI-Readiness).
Denn: Künstliche Intelligenz braucht saubere, strukturierte und zentral verfügbare Daten, um sinnvoll eingesetzt werden zu können – sei es für Vorhersagen, automatische Auswertungen oder Entscheidungsunterstützung.
Mit SharePoint-Listen legst du also nicht nur den Grundstein für bessere Prozesse – du bereitest dein Unternehmen aktiv auf die nächste technologische Welle vor.
Fazit
Für Bau- und Ausbaubetriebe, die ihre Prozesse digitalisieren wollen, sind SharePoint-Listen ein unschlagbares Werkzeug. Sie kombinieren die Flexibilität von Excel mit der Struktur, Sicherheit und Automatisierbarkeit moderner Cloud-Lösungen – und sind damit ein Muss für jedes zukunftsorientierte Handwerksunternehmen.
Starte heute – verwalte deine Daten nicht mehr nur in Excel, sondern nutze SharePoint-Listen als Fundament für moderne Prozesse, Apps und KI-getriebene Entscheidungen.
