Warum alte Ablagesysteme auf Baustellen, im Büro und in Werkstätten ausgedient haben und wie moderne Dokumentenmanagementsysteme wie SharePoint die Arbeit erleichtern
Die gute alte Ordnerstruktur – ein Auslaufmodell
Wenn wir mal ehrlich sind: Wir alle kennen sie – die Ordnerstruktur, wie sie seit Jahrzehnten gepflegt wird. In jedem Handwerksbetrieb gibt es irgendwo ein Laufwerk X: oder Projekt\2023\Aufträge\KundeXY\Angebot_final_V3.pdf. Dazu gesellen sich Dateinamen wie:
- Angebot_Mustermann_2024-01-15_final_JK.pdf
- Rechnung_2023-12-02_alt.pdf
- Bauplan_Projekt-1456_Neu_Neu_Neu.pdf
Diese Art der Dateiablage hat sich lange Zeit bewährt. Sie ist einfach, basiert auf einem klaren Hierarchiesystem und erfordert keine Softwarekenntnisse. Doch genau hier liegen auch die größten Schwächen:
Die Nachteile der klassischen Ordnerstruktur:
- Fehleranfälligkeit: Wer hat nicht schon mal eine Datei versehentlich im falschen Ordner abgelegt oder mit dem falschen Namen gespeichert?
- Unklare Versionierung: Was ist aktueller – Angebot_final.pdf oder Angebot_final_V2_NEU.pdf?
- Unübersichtlichkeit: Bei hunderten Projekten, Kunden und Versionen wird die Ordnerstruktur schnell unübersichtlich.
- Kein mobiles Arbeiten: Netzlaufwerke funktionieren oft nur im Büro – auf der Baustelle oder unterwegs schaut man in die Röhre.
- Kein zentrales Suchen: Wer nicht weiß, in welchem Ordner etwas liegt, verbringt viel Zeit mit der Suche.
Gerade in der Bau- und Ausbaubranche, in der viele Projekte parallel laufen, Pläne und Dokumente regelmäßig aktualisiert werden und Teams standortübergreifend zusammenarbeiten, ist diese Form der Ablage nicht mehr zeitgemäß.
SharePoint & Metadaten – die moderne Art, Dateien zu verwalten
Hier kommt SharePoint ins Spiel – als Plattform von Microsoft 365 bietet es nicht nur Cloudspeicher, sondern ein echtes Dokumentenmanagementsystem. Und das Herzstück davon: Metadaten.
Was sind Metadaten?
Metadaten sind Zusatzinformationen zu einer Datei. Statt „wo liegt die Datei?“ oder „wie ist sie benannt?“, fragen wir: „Was ist das für ein Dokument?“ oder „Zu welchem Projekt gehört es?“ – also:
- Dokumenttyp: Angebot, Rechnung, Plan, Lieferschein …
- Projektzugehörigkeit: Projekt A, B oder C
- Kunde: Firma Mustermann GmbH
- Status: Entwurf, geprüft, freigegeben
- Erstelldatum, Bearbeiter, Version usw.
Die Datei liegt dabei in einer flachen Bibliothek – ohne tiefe Ordnerstruktur. Die Orientierung erfolgt über Filter, Sortierungen und Ansichten, die auf Metadaten basieren.
Vorteile gegenüber klassischen Ordnern:
- Einfache Suche: Über die SharePoint-Suche oder Microsoft Search in Teams & Outlook findest du Dokumente blitzschnell – egal wo sie gespeichert sind.
- Mehrdimensionale Ordnung: Ein Dokument kann gleichzeitig zu mehreren Kategorien gehören – z. B. „Rechnung“ und „Kunde Müller“.
- Keine doppelten Dateien mehr: Es wird nicht mehr für jedes Projekt ein eigener Ordner mit denselben Dateivorlagen erstellt – ein Dokument, viele Filtermöglichkeiten.
- Automatisierte Prozesse: Mit Power Automate können Dateien beim Hochladen automatisch verschlagwortet, genehmigt oder verteilt werden.
- Mobiler Zugriff: SharePoint funktioniert im Browser, über die Teams-App oder mobil – perfekt für Baustelle, Büro und Homeoffice.
- Rechteverwaltung & Sicherheit: Wer darf was sehen? Ganz einfach über Berechtigungen steuerbar.
Power Automate – der unsichtbare Helfer
Eine der größten Stärken moderner Datenablage in der Cloud ist die Möglichkeit zur Automatisierung.
Typische Szenarien aus der Praxis:
- Automatisches Verschlagworten: Wenn ein Dokument in die SharePoint-Bibliothek hochgeladen wird, erkennt Power Automate anhand des Dateinamens oder -inhalts, um welchen Typ es sich handelt – und setzt die passenden Metadaten.
- Genehmigungsprozesse: Angebote werden automatisch an Projektleiter zur Prüfung weitergeleitet – samt Rückmeldung.
- Benachrichtigungen: Neue Pläne für ein Projekt? Alle beteiligten Mitarbeiter bekommen eine Info per E-Mail oder Teams-Nachricht.
- Archivierung: Abgeschlossene Projekte werden nach 6 Monaten automatisch archiviert und mit dem Status „abgeschlossen“ markiert.
Und das Beste: Diese Automatisierungen lassen sich ganz ohne Programmierkenntnisse aufbauen – mit der Low-Code-Plattform Power Automate.
Vom Chaos zur Klarheit – die neue Ordnung
Stell dir vor: Du suchst ein Angebot für Projekt XY vom letzten Jahr. Früher hieß das: Netzwerk öffnen, zig Ordner durchklicken, Versionen vergleichen. Heute gibst du im Suchfeld „Angebot + Projekt XY + 2023“ ein – und hast in Sekunden das richtige Dokument auf dem Bildschirm.
Oder du möchtest wissen, welche Rechnungen noch im Entwurfsstatus sind? Kein Problem: Einfach die Bibliothek filtern – fertig.
Die Möglichkeiten, Informationen zu strukturieren und wiederzufinden, steigen enorm – die Fehlerquote sinkt drastisch. Besonders für Unternehmen mit vielen parallelen Projekten, wechselnden Teams und mobilen Einsätzen ist das ein echter Produktivitätsgewinn.
Fazit: Zeit für ein Umdenken
Die klassische Ordnerstruktur hat ausgedient. Was früher „gut genug“ war, ist heute ein Produktivitätskiller. Unübersichtlichkeit, Versionierungschaos und fehlender mobiler Zugriff sind nur einige der Nachteile.
Mit SharePoint, Metadaten und Automatisierung durch Power Automate ergeben sich ganz neue Möglichkeiten:
- Schneller Zugriff auf Informationen
- Weniger Fehler durch klare Strukturen
- Effizientere Zusammenarbeit im Team
- Einfache Automatisierung von Abläufen
- Zentrale Ablage mit dezentralem Zugriff
Klar, die Umstellung erfordert ein wenig Umdenken – aber es lohnt sich. Denn wer heute noch auf Ordnerstrukturen setzt, verliert Zeit, Nerven und Produktivität. Wer stattdessen moderne Cloudlösungen nutzt, gewinnt Übersicht, Effizienz und Zukunftssicherheit.
Tipp zum Schluss:
Fangt klein an – mit einer einzelnen Projektbibliothek, gut definierten Metadatenfeldern und einer simplen Automatisierung. Lasst euer Team Erfahrungen sammeln und entwickelt das System Stück für Stück weiter. So wird aus Digitalisierung echte Prozessverbesserung.
Wenn du dabei Unterstützung brauchst oder einfach mal unverbindlich drüber sprechen willst, wie du das in deinem Betrieb umsetzen kannst – meld dich gern bei mir. Gemeinsam machen wir Schluss mit „Dokument_1_neu_FINAL_NEU_3_Version2.pdf“.
